Gestion du projet RESUME

Des organes de gestion de projet sont mis en place et les procédures de gestion du projet réglementés également par un manuel de gestion de projet.

Le partnership agreement, qui doit être entre chaque partenaire et lUNIMED, règlementera les rapports entre les bénéficiaires du projet.

Les réunions du partenariat ainsi que les réunions virtuelles constituent un élément fondamental pour assurer la réussite de RESUME.

L’Assemblée des Partenaires (AdP) est le forum où les positions de chaque partenaires sont représentées par un représentant. Considérant que la mise en œuvre du plan de travail est contrôlée essentiellement par le PM, l’AdP est convoqué lorsque des décisions relatives à des questions pertinentes à tous les partenaires doivent être abordées. L’AdP décide sur les propositions et les questions stratégiques, tels que: modifications de la convention de subvention, l’acceptation de nouveaux participants, les changements dans la répartition du budget entre les partenaires du projet et toute autre mesure corrective.

Le réseau de l’UNIMED est le coordinateur de ce WP avec  l’implication de tous les partenaires .

Tâches:

T9.1 – Composition du Comité de gestion du projet

T9.2 – Préparation d’un manuel sur les procédures de gestion du projet

T9.3 – Gestion quotidienne du projet

T9.4 – Réunion de lancement du projet RESUME

T9.5 – Réunions de mi-parcours du projet RESUME

T9.6 – Réunions intermédiaires Virtuelles

T9.7 – Conférence final du projet RESUME

Prestions/Résultats attendus :

9.1 Composition du Comité de gestion du projet

Le Comité de Gestion (CdG) est composé d’un représentant par institut partenaire. Il est chargé de définir la structure de gestion du projet : pendant la première réunion du CdG (prévue à Rome auprès du coordinateur – UNIMED), les partenaires définissent les règles de fonctionnement du Comité de Gestion ainsi que les lignes directrices du plan détaillé des activités du projet (voir activité suivante 1.2.). Cette réunion peut mettre en reliefs les atteintes des partenaires par rapport au projet et elle établit les responsabilités opérationnelles des partenaires. Cette activité produit un Rapport sur la gestion du projet.

9.2 Préparation d’un manuel sur les procédures de gestion du projet

Sur la base des décisions prises dans la première réunion du CdG, les partenaires mettent à jour le plan opérationnel du projet qui, à travers l’activité de centralisation menée par le partenaire candidat, aboutit au manuel sur les procédures de gestion du projet ayant le but de :

– Mettre en place le conseil de gestion

– Stipuler des accords de partenariat interne

– Elaborer des outils communs de gestion de projet

– Gérer des aspects globaux de planification et d’administration du projet

– Planifier la rédaction des rapports financiers d’avancement

– Contacter et coopérer avec les sous-traiteurs

9.3 Gestion quotidienne du projet

Elaboration du Partnership agreement qui couvre les différents aspects financiers, techniques et juridiques liées à la mise en œuvre du projet.

Suivi de la progression du projet, assurer la rédaction des rapports du projet et déterminer les mesures correctives au besoin, tenant compte des recommandations du comité de contrôle de qualité.

Rapport entre la Commission européenne et les partenaires du projet

Définir et établir des mécanismes et procédures de résolution de conflits, au cas où cela se rendrait nécessaire

9.4. Conférences du projets

La réunion de lancement a lieu à Rome et elle établit une vision commune sur la façon de mettre en œuvre le projet  et de gérer  tous les différends. Tous les doutes et les questions des partenaires sont discutés et résolus conjointement.  Elle a un double objectif:

– Définir les formalités. L’accord de partenariat interne, la planification, les arrangements financiers, etc.

– Une partie informelle pour se connaître les uns les autres pour garantir un groupe de travail homogène.

Les réunions de mi-parcours sont organisées à Rabat, à Beyrouth, à Sfax et elles sont indispensables pour évaluer l’état d’avancement du projet, vérifier et résoudre les entraves qui pourraient survenir, établir les étapes futures, vérifier l’impact des activés sur les partie prenantes.

Les réunions intermédiaires virtuelles sont organisées par l’UNIMED tous les quatre mois (sauf quand les réunions plénières sont prévues) afin de vérifier en permanence le cours du projet et permettre aux partenaires de débattre et organiser des activités à venir, d’évaluer les résultats obtenus progressistes, en prenant rapidement les décisions pour résoudre tous les problèmes qui pourraient se présenter.

La dernière réunion à Rome est organisée à la fin du projet en collaboration avec l’atelier final d’exploitation. Elle met l’accent sur la promotion du projet, sa valorisation et la durabilité après la fin du projet. UNIMED fournit aux partenaires les instructions pour soumettre les documents relatifs au rapport final. Une conférence de grande envergure est aussi organisée en invitant les parties prenantes, les représentants européens et les ambassadeurs des tous les pays concernés : Espagne, France, Liban, Tunisie et Maroc